■ 背景：Geminiの登場で、「閲覧権限」そのものが漏洩経路に
Googleドライブ上のファイル共有では、これまでも「共有ドライブのメンバーを絞る」「見せる必要のない相手にはURLを展開しない」といった対策が取られてきました。しかし、こうした対策は「URLを知らなければ、実質見つからない・見られない」という前提の上に成り立つものです。
GeminiのようなAIとGoogleドライブが連携すると、この前提が崩れます。ユーザーが「閲覧者」以上の権限さえ持っていれば、AIはその情報を検索・要約・回答の材料として自動的に引き出せるためです。これまで手作業で探す必要があった社内データにも、AIを使えば一瞬で到達できてしまいます。
権限が整理されないままGeminiを導入すると、一般社員の何気ない質問に対し、本来閲覧すべきでない「人事評価データ」や「経営層の極秘情報」がAIの回答として出力される──という重大インシデントのリスクが現実のものとなります。「社外への共有は管理しているが、社内共有までは意識していなかった」という企業は少なくありません。AI活用が本格化する今こそ、社内の権限整理は急務の経営課題です。
■ 新プランの特徴：ポリシーさえ決めれば、あとは“自動でお掃除”
「内部共有管理プラン」は、管理者が一度アクセスポリシーを設計すれば、以降の運用をシステムが自動で維持し続ける「強制統制型」の仕組みを採用しています。
1. AIが推奨ポリシーを提案、導入初日からつまずかない
自社の共有実態をゼロから棚卸しするのは大きな負担です。本プランでは、AIが顧客環境のファイル共有状況をサンプリング分析し、その企業に合った「推奨ポリシー案」を自動で提示します。適用前には、どのユーザー・ファイルが影響を受けるかを事前にシミュレーションできるため、安心してポリシー設計・運用開始に踏み出せます。
2. 人事異動はCSVを上げるだけ、権限更新はシステムにお任せ
一度ポリシーを設定すれば、その後は人事異動情報のCSVをアップロードするだけで、異動・退職に伴う共有設定の見直しをシステムが自動で反映します。これまで担当者が個別に行っていた権限の付け外し作業がなくなり、情報システム部門の運用コストを大幅に圧縮します
3. ルール違反の共有は自動検知・自動是正
社員が個別にファイルへアクセス権を追加するなど、ポリシーから逸脱した共有が発生した場合も、システムが自動で検知し是正します。「即時共有解除」「有効期限付きへの自動変換」「アラート通知」の3パターンから、自社の運用フェーズに合わせた対応方法を選択できます。業務上どうしても必要な例外的共有は、申請・承認を経て専用の「例外ポリシー」で個別に対応できます。
■ 提供概要
プラン名 ：DriveChecker内部共有管理プラン
料金 ：1ユーザー月額330円（税込）〜
資料請求 ：https://bit.ly/4rKk1Mz
無料WEBミーティング：https://calendar.app.google/FaRHSeSDN7xgoU1AA