■背景:社内で一番手軽な共有が、いちばん閉じられない
社内で資料を配るとき、一人ずつアドレスを入れるより「組織内のリンクを知っている全員」に設定するほうが手間がかかりません。そのため、実務ではこの方法がよく使われています。
ところが、有効期限を付けられないのはまさにこの共有です。一度この設定にしたフォルダは、その後に入社した人にも自動的に見えるようになります。共有設定は誰も変えていないので、変更の記録にも残りません。中身の重要度だけが上がっていき、見える範囲は数年前のままになります。
さらに、社内共有には誰からも苦情が来ません。社外に出てしまった共有は、相手から指摘されて事故として表に出ます。一方、社内で見えすぎている状態では、見えている本人は困りません。そのため、発覚するのは誰かが気づいたときか、監査のときになります。
■確認した内容(全10パターン)
共有の形(共有画面での表示)、対象(ファイルかフォルダか)、権限の組み合わせで全10パターンに分けて確認しました。有効期限を設定できたのは7パターン、設定できなかったのは3パターンです。
▼有効期限を設定できる共有(7パターン)
・ファイルを、相手のメールアドレスを指定して共有する場合(閲覧者・コメント可・編集者の3つの権限すべて)
・ファイルを、グループのアドレスを指定して共有する場合(閲覧者・コメント可・編集者の3つの権限すべて)
・フォルダを、相手またはグループのアドレスを指定して「閲覧者」として共有する場合
※ファイルの「編集者」は、APIの仕様上は設定できます。ただし、共有画面から設定できるかどうかは未確認です(後述の「断定していないこと」①を参照)。
▼有効期限を設定できない共有(3パターン)
・フォルダを、相手またはグループのアドレスを指定して「編集者」として共有する場合
・一般的なアクセスを「組織内のリンクを知っている全員」にする場合(ファイル・フォルダとも、権限を問わず)
・一般的なアクセスを「リンクを知っている全員」にする場合(ファイル・フォルダとも、権限を問わず)
アドレスを指定した共有でも、フォルダの「編集者」には期限を付けられません。また、リンク共有は、対象や権限にかかわらず一切期限を付けられません。
■根拠
Google Drive API v3 の権限リファレンスでは、有効期限(expirationTime)について次のように明記されています。
・「They can only be set on user and group permissions.(ユーザーとグループの権限にのみ設定できます)」
・「The time cannot be more than one year in the future.(1年より先の日時は設定できません)」
リンク共有は内部的に、userでもgroupでもない種別として扱われます。そのため、有効期限の対象外になります。
Googleドライブ ヘルプには、次の記載があります。
・「フォルダの場合、これは閲覧者のロールに対してのみ設定できます。」
・「1 年以内の日付を選択します。」
・「この機能は、仕事用アカウントと学校用アカウントで利用できます。」
保存場所による違いもあります。共有ドライブ上のファイル・フォルダにアドレスを指定して共有する場合、2025年11月から有効期限を設定できるようになりました(それ以前は設定できませんでした)。リンク共有に設定できない点は、マイドライブでも共有ドライブでも変わりません。
■断定していないこと
正確さを保つため、裏が取れていない次の3点は「設定できる/できない」と言い切っていません。
①ファイルの「編集者」に共有画面から期限を付けられるか
②期限が切れたあと、親フォルダ側の権限が残っている場合にアクセスが続くか
③共有ドライブのフォルダでの挙動
いずれも、Googleのヘルプに記述がないためです。早見表にも同じ注記を入れています。
■配布物「Googleドライブ『共有の有効期限』早見表」を無料公開
上記の内容を1枚にまとめた早見表を、本日より無料で公開します。掲載内容は次のとおりです。
・全10パターンの一覧
・保存場所による違い
・断定していない3点の注記
・情報システム部門の方がその日のうちに実施できる確認3ステップ
確認3ステップの概要は次のとおりです。
①見える人を限りたいフォルダを3つ挙げる(人事評価、給与、採用、契約書など)
②その3つの「一般的なアクセス」が「制限付き」になっているかを確認する。フォルダの中のファイルは親と別の共有設定を持てるため、中のファイルも数件開いて確認する
③該当した件数を数えて、置き場のルールに1行足す
▼早見表のダウンロードはこちら
https://drivechecker.co.jp/whitepaper/download/V4ECNdWo
■DriveCheckerについて
DriveCheckerは、Googleドライブの共有を管理者がまとめて確認・制御できる管理者向けツールです。現場の使い方を変えずに、管理者の画面から共有状況を横断的に把握できます。方針から外れた共有は、元に戻すことができます。
▼外部共有管理プラン
共有した日から指定した日数が過ぎると、共有を自動で解除します。Googleドライブの標準機能では期限を付けられない「リンクを知っている全員」も対象にできます。アドレス指定の共有とリンク共有で、それぞれ別の日数を設定できます。解除したくないフォルダ・アドレスは、対象外にできます。
▼内部共有管理プラン(2026年10月1日提供開始)
共有ドライブやマイドライブの単位で、「誰がどこまで見られるか」をルールとして決めておきます。ルールから外れた共有は、自動で元に戻します。ルールには、「組織内のリンクを知っている全員」での共有を禁止する項目があります。禁止にすると、これから付く共有だけでなく、すでに付いている組織内リンク共有も夜間のチェックで取り消されます。取り消さずに記録だけ残す監視モードから始めることもできます。
■会社概要
会社名:DriveChecker株式会社
事業内容:Googleドライブの共有管理ツール「DriveChecker」の開発・販売
URL:https://drivechecker.co.jp/
お問い合わせ:support@drivechecker.co.jp